Estructura de l’informació: elements clau

Perquè un despatx funcioni de manera ordenada i eficient, cal que la informació estigui ben estructurada. A BGA hem creat una organització digital basada en SharePoint i Microsoft 365, que ens permet centralitzar dades, estalviar temps i reduir errors. Els pilars d’aquesta estructura són les llistes, les vistes, els formularis, els fluxos i les pàgines.

Llistes

Les llistes són el cor del sistema. Funcionen com petites bases de dades i contenen la informació principal:

  • Clients: dades d’identificació i contacte.

  • Casos: expedients individuals vinculats a un client i a un jutjat.

  • Col·laboradors: professionals externs amb qui treballem.

  • Jutjats: informació dels òrgans judicials amb els quals interactuem.

Vistes

Cada llista es pot mostrar a través de diferents vistes. Per exemple:

  • Casos actius, ordenats per data de venciment.

  • Clients amb més d’un expedient obert.

  • Jutjats agrupats per demarcació.

Les vistes ens ajuden a transformar la mateixa informació en perspectives diferents, adaptades a les necessitats del moment.

Formularis

Els formularis són la porta d’entrada de les dades. Hem creat dos de bàsics:

  • Alta Client: per registrar un nou client de manera ordenada.

  • Alta Cas: per obrir un nou expedient, vinculant-lo al client i al jutjat corresponent.

Aquests formularis garanteixen que la informació es reculli de manera completa i coherent.

Fluxos

Els fluxos automatitzen tasques i ens estalvien feines repetitives. N’hi ha de dos tipus:

  • Automàtics: s’activen quan passa alguna cosa (per exemple, en crear un nou cas es genera automàticament la carpeta digital).

  • Periòdics: s’executen amb regularitat (per exemple, enviar cada dijous un informe de casos amb venciment proper).

Pàgines

Finalment, la informació es mostra en pàgines de SharePoint, que actuen com a taulers de control:

  • Inici: el punt de partida amb accés a les tasques més habituals, el resum de casos actius i els enllaços principals.

  • Dashboard: una visió global i gràfica amb informes i indicadors clau per entendre ràpidament la càrrega de treball i l’estat del despatx.

Tagged: