Donar d’alta nou cas/expedient

Donar d’alta: dues opcions

Per incorporar un nou client al sistema disposem de dues vies possibles:

1. Alta directa a la llista

  • Es pot entrar a la llista CASOS de SharePoint i prémer “Agregar nuevo elemento” a la barra superior esquerra.

  • Això obre el formulari predeterminat de la llista.

  • És una opció completa, pensada per a casos en què cal afegir molta informació. Aquest no és el cas habitual, per tant no és la via recomanada per introduir nous clients.

2. Alta mitjançant formulari específic

  • També és possible fer servir el formulari d’Alta de Nou Cas, que presenta els camps de manera més estructurada i clara.

  • Aquest formulari pot incloure camps obligatoris, validacions i ajudes per evitar errors.

  • És la via recomanada per assegurar que totes les dades essencials (codi, contacte, idioma, etc.) queden ben registrades des del primer moment.

Recomanació

Encara que es pugui fer directament a la llista, per a un registre complet i ordenat convé utilitzar sempre el formulari específic. Així es redueixen duplicats, omissions i errors, i a més es garanteix la coherència amb els fluxos automàtics que es disparen després de l’alta.

Procediment per donar d’alta un cas

1. Accés al formulari de “Nou Cas” (0120)

  • S’hi accedeix a través del botó Nou Cas de la barra de botons superior a la Pàgina d’Inici.

  • Accedeix a la llista CASOS, que és la base de dades central on es recullen totes les dades de casos/expedients de BGA.

  • El formulari ja està dissenyat amb els camps bàsics obligatoris.

2. Omplir les dades del client

Els camps mínims a completar són:

  • Advocat responsable d’aquest cas

  • Data Alta → normalment la del dia en curs.

  • Client, introduïr el NIF/NIE/CIF o passaport i cercarà a la base de dades de CLIENTS. Si no existeix cal primer crear-lo abans de poder continuar, a través del botó “Nou Client” a la pàgina d’Inici.
  • Tipus de cas → Contingencies, danys, article 50, etc…
  • Origen → data en que va passar el fet (pe. acomiadament). A partir d’aquí comença el termini per a presentar demanda o reclamació.

Altres camps útils poden ser:

  • Cas Vinculat, seguint la política de BGA d’obrir un cas per acció, si aquest cas està rel·lacionat amb alguna altra acció (pe. acomiadament + reclamació de quantitats) es pot indicar aquí el CodiBGA de l’altre cas per vincular·los a les recerques i informes.

  • Nom del Cas, opcionalment, si aquest és un cas emblemàtic o te una significança especial, es pot assignar un nom per facilitar-ne la cerca posterior. Exemple: “Cas Torre Glòries”

  • Final → data en que finalitza el termini per a presentar demanda o reclamació. A calcular manualment.

  • Contrari → contra qui es fa la reclamació/demanda.

  • Prioritat → indicada a criteri de l’advocat assignat. Només té com a objectiu poder filtrar els casos en moments crítics de càrrega de feina per poder assignar més o menys temps a cadascún.

3. Desar el registre

  • Un cop emplenats els camps, feu clic a “Enviar”.

  • El cas quedarà registrat a la llista.

4. Flux automàtic associat

En desar un client nou, al cap d’un minut -temps d’execució del flux- s’activa un flux de Power Automate que:

  • Assigna un número de Cas automàticament. Aquest número es basa en el format BGA + any en curs + nro seqüencial, per exemple: BGA250245, cas donat d’alta l’any 2025. La numeració seqüencial NO es reseteja a final d’any sino que continua d’un any a l’altre.

  • Crea una carpeta inicial al SharePoint del cas, amb el format “nro.de cas + nom del client + motiu(tipus) del cas”, per exemple: Documentos > Casos>  BGA25C0001_PereGarcia_Acomiadament. Tota la documentació referida al cas/expedient ha de guardar-se en aquesta carpeta.

  • Prepara plantilles de documents vinculades al cas.

5. Bones pràctiques

  • Revisa amb cura totes les dades abans de desar: un error en el codi del cas, nom del client o jutjat pot generar complicacions posteriors.

  • Evita duplicats: abans d’obrir un nou cas, comprova que no n’hi hagi un altre semblant per al mateix client.

  • Utilitza noms i codis uniformes segons l’estàndard del despatx per facilitar recerca i identificació.

  • Introdueix totes les dades obligatòries des del començament (responsable, dates, tipus de cas, etc.) perquè tots els fluxos automàtics funcionin correctament.

  • Marca correctament les dates clau (judicis, concil·liacions) per assegurar que els records automàtics i comunicacions amb el client se’n facin de manera oportuna.

  • Guarda una breu descripció o resum inicial del cas: això ajuda a tenir una visió ràpida de l’objectiu i a orientar millor les actuacions. Pots emprar el camp “Observacions” al final del formulari inicial.

  • En cas de dubte sobre alguna dada, consulta amb qui sigui responsable del cas abans de desar.

  • Assegura’t que l’idioma preferent del client està ben capturat des del principi, especialment si es preveu utilitzar traduccions o atenció especialitzada.

Tagged: