Donar d’alta nou client

Donar d’alta: dues opcions

Per incorporar un nou client al sistema disposem de dues vies possibles:

1. Alta directa a la llista

  • Es pot entrar a la llista CLIENTS de SharePoint i prémer “Agregar nuevo elemento” a la barra superior esquerra.

  • Això obre el formulari predeterminat de la llista.

  • És una opció completa, pensada per a casos en què cal afegir molta informació. Aquest no és el cas habitual, per tant no és la via recomanada per introduir nous clients.

2. Alta mitjançant formulari específic

  • També és possible fer servir el formulari d’Alta de Nou Client, que presenta els camps de manera més estructurada i clara.

  • Aquest formulari pot incloure camps obligatoris, validacions i ajudes per evitar errors.

  • És la via recomanada per assegurar que totes les dades essencials (codi, contacte, idioma, etc.) queden ben registrades des del primer moment.

Recomanació

Encara que es pugui fer directament a la llista, per a un registre complet i ordenat convé utilitzar sempre el formulari específic. Així es redueixen duplicats, omissions i errors, i a més es garanteix la coherència amb els fluxos automàtics que es disparen després de l’alta.

Procediment per donar d’alta un client

1. Accés al formulari de “Nou Client” (0100)

  • S’hi accedeix a través del botó Nou Client de la barra de botons superior a la Pàgina d’Inici.

  • Accedeix a la llista CLIENTS, que és la base de dades central on es recullen totes les dades de clients de BGA.

  • El formulari ja està dissenyat amb els camps bàsics obligatoris.

2. Omplir les dades del client

Els camps mínims a completar són:

  • Data Alta → normalment la del dia en curs.

  • Responsable (al despatx) del seguiment d’aquest client (com si fos, el seu Account Mgr.)

  • Nom i cognoms.

  • IDLegal, el NIF/NIE/CIF/Passaport del client.

  • Tipus → treballador, autònom, empresa, sindicat, altres.
  • Categoria → obligatori, però sense ús (oct25).
  • Dades de contacte (telèfon, correu electrònic).

Altres camps útils poden ser:

  • Codi Postal, no necessitem a BGAFlow l’adreça del client -que ja està a la documentació física- doncs els mitjans de comunicació digital seran exclusivament via email o trucada telefònica. Amb tot, el codi postal ens facilita una segmentació per les accions de màrqueting, així que és convenient posar-ho.

  • Idioma preferent del client.

  • Potencial de facturació, a criteri de l’advocat → baix, mitjà, alt.

  • Autorització a rebre mailings comercials de BGA.

  • Observacions inicials.

3. Desar el registre

  • Un cop emplenats els camps, feu clic a “Enviar”.

  • El client quedarà registrat a la llista i serà accessible per a futures vinculacions amb la llista CASOS.

4. Flux automàtic associat

En desar un client nou, al cap d’un minut -temps d’execució del flux- s’activa un flux de Power Automate que:

  • Assigna un número de Client automàticament. Aquest número es basa en el format any en curs + C + nro seqüencial, per exemple: 25C0045, client donat d’alta l’any 2025. La numeració seqüencial NO es reseteja a final d’any sino que continua d’un any a l’altre.

  • Crea una carpeta inicial al SharePoint del client, per exemple: Documentos > Clients >  25C0013_HelenaCardedeu

  • Prepara plantilles de documents vinculades al client.

5. Bones pràctiques

  • Verificar dades abans de desar: un error en NIF, correu o codi pot generar problemes posteriors.

  • Evitar duplicats: comprovar si el client ja existeix a la llista abans de crear-ne un de nou.

  • Idioma: marcar correctament l’idioma preferent per assegurar comunicacions adequades (especialment si després s’usa la IA per traducció).

Tagged: