Quan es dissenya un sistema digital per a gestionar l’activitat d’un despatx d’advocats, cal establir unes premisses clares que serveixin de fonament. A BGA hem definit tres pilars que estructuren la nostra manera d’organitzar la informació: cas/expedient individualitzat, relació client–cas (one-to-many) i vinculació de casos.
1. Cas/expedient individualitzat
Cada cas es tracta com un expedient propi i independent. Això vol dir que disposa d’un codi únic, d’una carpeta de documents i d’un registre en el sistema. Aquesta individualització garanteix:
-
Ordre i traçabilitat: podem identificar de seguida on és cada document i a quin cas pertany.
-
Evitar confusions: un client pot tenir diversos assumptes, però cadascun queda clarament diferenciat.
-
Historial complet: totes les actuacions i comunicacions queden associades al cas concret.
2. Client–cas: relació one-to-many
La segona premissa és que un client pot tenir més d’un cas. La relació és, doncs, “un a molts”. Això reflecteix la realitat: un mateix client pot confiar al despatx assumptes diversos (per exemple, un litigi laboral i, alhora, una reclamació civil).
Amb aquest model aconseguim:
-
Centralitzar la informació del client en una sola “fitxa de Client”.
-
Evitar duplicitats de dades bàsiques (contacte, NIF, adreça…).
-
Tenir una visió global del client i de la seva relació amb el despatx.
3. Vinculació de casos
Finalment, contemplem la possibilitat de vincular casos entre si. Hi ha situacions en què diversos expedients estan connectats: procediments paral·lels, casos de membres d’una mateixa família, o assumptes derivats d’un mateix contracte.
La vinculació permet:
-
Veure les connexions i dependències entre expedients.
-
Coordinar estratègies legals de manera més eficient.
-
Evitar treballs duplicats quan la documentació o els arguments coincideixen.