Per què cal codificar?
En un entorn jurídic com el de BGA, on la informació és voluminosa i sensible, la disciplina en la gestió de dades és clau. No n’hi ha prou amb tenir els documents emmagatzemats; cal un sistema que permeti identificar-los ràpidament, relacionar-los de manera fiable i garantir-ne la traçabilitat.
La codificació proporciona exactament això: cada element rep un codi únic que elimina ambigüitats i facilita tant el treball diari dels advocats com l’automatització dels processos mitjançant Power Automate i SharePoint.
A més, en un despatx petit però amb múltiples casos en curs, un error en un nom o una confusió entre dos expedients podria comportar conseqüències greus: enviar informació a un client equivocat, emetre una factura vinculada al cas incorrecte o perdre el seguiment d’un flux automatitzat. Els codis són la manera de prevenir aquests riscos i assegurar una gestió professional.
Principals codis a BGAFlow
Els codis s’han definit amb formats senzills però rigorosos. Els més rellevants són:
-
CodiClient → Número de client. Format: (any d’alta, dues xifres) + C + (seqüencial de client). Exemple: 25C0045. Un cop introduïda la informació bàsica del client amb el formulari “[Form 10] Nou Client” -botó NOU CLIENT a la pàgina principal- el flux [0010] automàticament introdueix aquest codi a la fitxa de client; per tant, aquest codi NO s’informa manualment. És important però, no modificar-lo a posteriori quan s’editi la base de dades de Clients.
-
ClientIDLegal → Document oficial d’identificació (NIF, NIE, CIF, passaport).
-
CodiBGA → Número de cas. Format: BGA + (any d’obertura, dues xifres) + (seqüencial de cas). Exemple: BGA250123. Un cop introduïda la informació bàsica del cas amb el formulari “[Form 12] Nou Cas” -botó NOU CAS a la pàgina principal-, el flux [0012] automàticament introdueix aquest codi a la fitxa del cas/expedient; per tant, aquest codi NO s’informa manualment. És important però, no modificar-lo a posteriori quan s’editi la base de dades de Casos.
- ColCodi → Número de col·laborador. Format: A + (seqüencial de col·laborador). Aquest número s’introdueix MANUALMENT al donar d’alta un col·laborador. Exemple: A001. Seguir la seqüència: 001, 002, 003, etc.
-
Pressupost → Número de pressupost emès per un advocat i vinculat a un cas. Format: PRE + CodiBGA. Exemple: PREBGA250002.
-
Factura Emessa → Número de factura pro-forma emessa per BGA. Format: FRA + CodiBGA. Exemple: FRABGA250001. Aquesta codificació s’introdueix MANUALMENT en donar d’alta la factura a través del formulari “[Form 40] Factura emessa”.
- Formularis → Número de formulari. Format: [Form 99]. Els formularis serveixen per crear noves fitxes a les bases de dades. És el mecanisme estàndar per introduïr noves fitxes d’informació a BGAFlow. Llistat de formularis a: enllaç intern.
- Flux → Número de flux de Power Automate. Què és un flux?. Format: [9999]. Llistat de fluxos d’automatització actius a: enllaç intern.
-
Informe → Identificador de tipus d’informe (poden ser automàtics o sota demanda). Format: [9999]. Llistat d’informes disponibles a: enllaç intern.
-
Dashboard → Identificador de quadres de comandament. Format: [9999]. Llistat de quadres de comandament disponibles a: enllaç intern.
Disciplina i coherència
La codificació només és útil si tothom la fa servir de manera estricta i consistent. Si un advocat introdueix o modifica un codi sense seguir el format establert, pot trencar-se la seqüència i generar problemes en els fluxos automàtics. Si un cas no porta el seu CodiBGA correcte, serà molt més difícil vincular pressupostos, informes o factures.
Per això, cal assumir que els codis no són una càrrega administrativa, sinó un llenguatge comú del despatx. Igual que un jutge espera rigor en la presentació d’un escrit, BGAFlow exigeix rigor en la manera com es registren i relacionen les dades.