Els fluxos periòdics són processos digitals que s’executen en intervals programats, sense necessitat que passi cap esdeveniment específic. A diferència dels fluxos automàtics, que reaccionen a una acció immediata, els fluxos temporals funcionen segons un horari establert, com un rellotge programat que dispara tasques regularment.
Com funcionen?
Un flux temporal té dos elements principals:
-
Horari d’execució: pots definir amb precisió quan i amb quina freqüència s’executarà el flux. Per exemple: cada dia a les 9 h, cada dilluns, o el primer dia de cada mes.
-
Accions: igual que en els fluxos automàtics, el flux pot crear documents, enviar correus, actualitzar llistes o generar informes. La diferència és que aquestes accions s’executen segons l’horari programat, sense que ningú hagi de fer res manualment.
Avantatges en un despatx
-
Recordatoris periòdics: es poden enviar avisos automàtics sobre terminis propers de casos o venciment de documents.
-
Generació d’informes: cada setmana o mes, el flux pot recopilar informació dels casos actius i enviar un informe resum al coordinador o a tot l’equip.
-
Manteniment de dades: es poden revisar llistes i actualitzar camps automàticament (per exemple, marcar com a “pendent revisió” els expedients que no s’han modificat en un cert temps).
-
Estalvi de temps: s’automatitzen tasques repetitives i periòdiques que abans calia fer manualment.
Exemple pràctic
Un flux temporal podria tenir aquesta estructura:
-
Cada dilluns a les 8 h, revisa la llista de Casos actius.
-
Marca els expedients amb venciment en els pròxims 8 dies i 16 dies en colors diferents (vermell, groc…)
-
Genera un informe setmanal amb els noms dels clients, els codis dels casos i els terminis.
-
Envia automàticament aquest informe als advocats responsables.