Els fluxos automàtics -programats a través de l’eina de Power Automate de Microsoft 365- són processos digitals que s’executen de manera automàtica quan passa una determinada acció o es compleix una condició, sense que ningú hagi d’intervenir manualment. Podem veure’ls com petits “robots” que fan tasques repetitives al nostre lloc, amb precisió i velocitat.
Com funcionen?
Un flux automàtic té tres elements bàsics:
-
Desencadenant (Trigger): és l’esdeveniment que inicia el flux. Per exemple, crear un nou registre a la llista de Casos, rebre un correu electrònic amb un adjunt o canviar l’estat d’un expedient.
-
Accions: són les tasques que el flux realitza automàticament després del desencadenant. Poden ser: crear una carpeta, enviar un correu, actualitzar un registre, generar un document a partir d’una plantilla, o assignar tasques a un company.
-
Condicions i ramificacions: permeten que el flux es comporti de manera diferent segons les regles definides. Per exemple, si el cas és urgent, enviar un avís immediat; si no, esperar fins al dia següent.
Avantatges en un despatx
-
Estalvi de temps: les tasques repetitives, com generar carpetes o avisar companys, es fan automàticament.
-
Reducció d’errors: el flux segueix sempre les mateixes regles, evitant oblidar passos o confondre documents.
-
Traçabilitat: cada acció queda registrada, de manera que sabem què s’ha fet i quan.
-
Coordinació interna: els membres de l’equip reben avisos i tasques sense necessitat d’estar pendent constantment de l’entrada de dades.
Exemple pràctic
Quan s’obre un nou cas al despatx:
-
El flux s’activa automàticament.
- S’assigna un número de cas/expedient.
-
Es crea una carpeta digital del cas a la Biblioteca de Documents.
-
Es generen documents base a partir de plantilles.
Tot això passa en segons i sense que ningú hagi de fer clics addicionals.