A BGAFlow, les bases de dades estan implementades principalment mitjançant llistes de SharePoint. Cada llista conté els registres (clients, casos, jutjats, col·laboradors…) i cadascun d’aquests registres es compon de diversos camps amb informació específica. Per entendre millor aquest llenguatge, pots consultar el Vocabulari bàsic, on es defineixen conceptes clau com formularis, plantilles, informes i fluxos.
Com editar un registre
L’edició d’un registre és senzilla i pot assembla-se molt a treballar amb Excel. Tenim dues opcions principals:
-
Formulari intern de la llista
-
Fent doble-clic sobre un registre o prement Editar a la barra de menú, apareix un formulari amb els camps corresponents.
-
Aquesta és l’opció recomanada quan només cal modificar o afegir uns pocs camps.
-
Ofereix més control, ja que obliga a respectar validacions i camps obligatoris.
-
-
Editar en vista de quadrícula
- Prement Editar en vista de cuadrícula a la barra de menú. És l’equivalent al mode full de càlcul.
-
Permet editar múltiples registres ràpidament, copiar i enganxar, i ordenar les columnes de forma directa.
-
Tot i que resulta molt pràctic, cal extremar les precaucions: una edició massiva pot introduir errors que després es propaguen en els fluxos automàtics.
- Si s’ha activat aquesta opció, cal desactivar-la en acabar fent clic a Salir de vista de cuadrícula al mateix lloc del menú. Podem pensar-ho com un interruptor On/Off d’aquest mode d’edició.
Ús de filtres i ordenació
SharePoint permet aplicar filtres i ordres sobre les columnes per visualitzar la informació de manera més clara:
-
Filtrar per client, per data o per estat del cas.
-
Ordenar alfabèticament o cronològicament.
-
Desar una vista predefinida perquè aquesta configuració es pugui reutilitzar.
Importància de les vistes
Les vistes són essencials per mantenir l’ordre i la coherència. A BGAFlow hi ha vistes creades per defecte, pensades per cobrir les necessitats habituals del despatx (per exemple, Casos Actius, Clients Recents, Judicis Properament).
És molt important no crear ni modificar vistes pel teu compte. Qualsevol canvi pot afectar a la resta de l’equip i provocar incoherències en la gestió de dades. Per seguretat, sempre fem servir les vistes proporcionades i validades.
Potència i riscos
La similitud amb Excel fa que l’edició sembli fàcil i intuïtiva, però cal recordar que les llistes de SharePoint són molt més potents. Certs canvis en un registre, per exemple modificar una data de conciliació o de judici, desencadena fluxos automàtics (com enviament de correus o creació de carpetes) i, per tant, un error pot tenir conseqüències immediates sobre clients o processos interns.