Per treure el màxim profit de les eines digitals que utilitzem a BGA, convé parlar un mateix llenguatge. Sovint fem servir conceptes que venen de SharePoint o de l’ecosistema de Microsoft 365, i és útil tenir clar què vol dir cadascun.
SharePoint
És la plataforma central de Microsoft on guardem (al núvol) la informació i articulem bona part de la nostra organització digital. Permet crear llistes, biblioteques de documents, pàgines i espais col·laboratius. Es pot entendre com la nostra “intranet viva”.
Bases de dades (llistes)
A SharePoint, les llistes funcionen com petites bases de dades. Cada llista pot contenir informació estructurada (clients, casos, jutjats…). Ens permeten buscar, filtrar i ordenar les dades de manera àgil. La manipulació de llistes és molt senzilla doncs pot funcionar com l’entorn Excel, en base a les files i columnes que tots coneixem. Així, per exemple, tenim la llista -o base de dades- de Clients.
Registres
Cada fila dins d’una llista és un registre. Per exemple, a la llista de Casos, cada expedient té el seu registre amb les dades associades: codi, client, estat, dates clau… Cadascuna d’aquestes dades és un camp del registre. Els camp, podriem dir, son les columnes del format Excel esmentat.
Formularis
Els formularis són la manera d’introduir o editar informació dins d’una llista. En lloc de fer-ho directament sobre la taula, utilitzem formularis perquè siguin més clars i guiïn l’usuari en allò que ha d’omplir. Tenim, per exemple, el formulari d’introducció de casos (Formulari 120), a on es recull de manera senzilla la informació bàsica per obrir un cas, després d’una visita d’un client.
Plantilles
Les plantilles ens estalvien temps. Poden ser plantilles de documents (un contracte, una demanda, una instància) o plantilles de pàgines i llistes a SharePoint. Ens ajuden a mantenir coherència i estalviar errors. Es troben dins la subcarpeta “1.Plantilles” de la carpeta “RECURSOS_BGA ” a la Biblioteca de Documents.
Informes
Els informes permeten convertir dades en coneixement. Poden ser vistes dins d’una llista, quadres de comandament a Power BI o documents periòdics que mostrin l’estat dels casos actius, terminis o càrrega de treball.
Fluxos
Amb Power Automate -una potent eina de l’ecosistema Microsoft 365- es poden crear fluxos: processos automatitzats que connecten llistes, correus, carpetes i calendaris. Per exemple: quan es crea un cas nou, el sistema pot generar una carpeta, assignar una tasca i avisar els responsables. O quan s’informa una data de judici, el sistema pot generar i enviar un email al client informant-lo de la data i lloc del judici, recordant-li quina documentació ha de portar i fer-ne una còpia a l’email de l’advocat, com per exemple el flux 0040. Així mateix, un flux similar pot recordar la data uns dies abans.
És una eina que requereix uns coneixements tècnics i una corba d’aprenentatge, però és realment útil per estalviar tasques repetitives i de poc valor pel despatx. Si hi ha algun flux que voldries crear, posa’t en contact amb l’administrador del sistema.
Pàgines
Les pàgines de SharePoint són l’espai visual on presentem tota aquesta informació: seccions amb tasques, calendaris, enllaços i resums. Són el “tauler” on es mostra la informació de les llistes, informes i recursos. L’exemple principal és la pàgina d’inici de BGAFLOW.