Què és BGAFlow?
BGAFlow és el nom que donem al conjunt de processos digitals que el Bufete García Alonso ha creat per simplificar, automatitzar i ordenar les nostres tasques de despatx. Dit d’una altra manera, és la nostra manera de treballar amb fluxos de treball intel·ligents, aprofitant les eines de Microsoft 365 (principalment SharePoint i Power Automate).
L’objectiu és doble:
-
Estalviar temps en aquelles accions repetitives i administratives.
-
Evitar errors garantint que la informació circuli de manera ordenada i sempre actualitzada.
Com funciona?
Quan un advocat o un membre de l’equip inicia una acció (per exemple, obrir un nou cas), BGAFlow posa en marxa automàticament un seguit de passos:
-
Es creen els registres necessaris a les llistes de SharePoint.
-
S’obre una carpeta digital amb la nomenclatura correcta.
-
Es generen recordatoris o cites al calendari quan cal.
-
I, si és pertinent, s’avisa per correu electrònic a les persones implicades.
Tot això passa de manera automàtica, sense que l’usuari hagi de repetir les mateixes feines cada vegada.
Avantatges clars
-
Ordre i coherència: tots els casos segueixen la mateixa estructura i es poden localitzar fàcilment.
-
Eficiència: allò que abans comportava minuts, ara són segons.
-
Traçabilitat: queda constància de cada pas, de manera que podem veure què s’ha fet i quan.
-
Col·laboració: tothom treballa sobre la mateixa informació, en temps real.
Exemple pràctic
Imaginem que s’ha d’obrir un cas nou per a un client. Abans calia: crear manualment una carpeta, copiar un model de document, enviar correus interns i actualitzar llistes de seguiment. Amb BGAFlow, només cal introduir el codi del cas i la informació bàsica: la resta es genera sola.
Un sistema viu
BGAFlow no és un producte tancat, sinó un sistema viu i en evolució. A mesura que detectem noves necessitats, anem incorporant millores: més automatitzacions, nous avisos, integracions amb altres eines. És, en definitiva, la manera com el nostre despatx es digitalitza i s’adapta a un entorn cada cop més àgil i competitiu.